Présenter l’état locatif d’un immeuble à un acquéreur

Ce guide concerne la présentation d’un immeuble entier, surtout résidentiel, comportant plusieurs occupations. Commencez par un plan de repérage : bâtiment, étage, porte et annexe. Donnez à chaque ensemble loué un identifiant stable, par exemple A01. Ce code de travail n’est pas un numéro de lot de copropriété ; conservez aussi la désignation des titres lorsqu’elle existe.

Rapprochez ensuite les surfaces et dépendances mentionnées dans les contrats avec le périmètre vendu. Un parking loué séparément demande sa propre ligne ; une cave comprise dans un bail doit être rattachée au logement sans créer artificiellement un second revenu. Un local inaccessible reste une ligne du tableau, assortie de la limite de vérification.

Pour les baux relevant de la loi du 6 juillet 1989, le contrat précise notamment le local, ses usages, les dates, le loyer et le dépôt prévu. Relevez ces informations sans les reconstituer de mémoire. Si un local relève d’un autre régime, marquez-le et faites lire le contrat correspondant au professionnel compétent.

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Faites trois lectures successives. Le bail explique ce qui est prévu ; le compte locatif montre ce qui a été appelé et imputé ; le relevé bancaire confirme ce qui a été encaissé. Une même somme peut figurer dans les trois documents : cela ne fait pas trois recettes. Pour chaque virement, conservez sa date et sa référence dans le dossier réservé aux professionnels.

En présence d’un gestionnaire, le virement reçu par le propriétaire peut être net de frais, de dépenses ou d’une retenue de trésorerie. Il ne représente donc pas nécessairement le total payé par les locataires. Demandez le détail du reversement et rapprochez les mouvements du compte de gestion avant de conclure à un manque de loyer.

Un paiement reçu pendant la période peut régler une échéance plus ancienne. À l’inverse, un loyer de septembre reçu début octobre reste hors des encaissements de septembre, même s’il régularise ensuite le compte. Ajoutez une colonne de période d’affectation ; ne changez pas silencieusement la date d’arrêté pour faire coïncider les totaux.

Les dépôts, remboursements d’assurance et paiements de garanties se suivent dans des rubriques distinctes. Un règlement de tiers doit être relié au dossier concerné et à ses conditions, afin que l’acquéreur ne le prenne pas pour un revenu mensuel reproductible. Le traitement de ces droits dans la vente se prépare avec le notaire.

Distinguez « vacant constaté », « départ annoncé », « bail en cours » et « situation à qualifier ». Pour une vente occupée d’un logement d’habitation, le bail se poursuit avec l’acquéreur. L’échéance du contrat n’établit donc pas, à elle seule, que le logement sera libre à la signature. Certaines ventes d’immeubles appellent aussi une vérification des priorités d’achat.

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Si le compte présente une dette, la ligne de l’immeuble indique un montant arrêté et une référence vers un dossier individuel. Elle n’a pas à reprendre tout le contentieux. Le guide consacré aux impayés détaille le rapprochement des échéances et des paiements.

• Préparer le compte d’un dossier d’impayés

Un local occupé sans contrat retrouvé ne doit pas recevoir automatiquement un loyer estimé, une date de départ ou l’étiquette de squat. Notez ce qui est constaté et ce qui reste à examiner. Une occupation incertaine se traite comme une question à résoudre avant de consolider les hypothèses de revenus.

• Distinguer bail, dette et occupation contestée

Conservez un index qui associe chaque local aux baux, avenants, états des lieux et comptes disponibles. Ajoutez un journal des corrections : date, ligne modifiée, ancien montant, nouveau montant et pièce justificative. Une erreur corrigée doit l’être dans toutes les synthèses transmises ; l’ancienne version reste identifiée comme remplacée.

Avant de partager les annexes, déterminez avec l’agence et le notaire qui a besoin de quelles données. Le principe de minimisation exige des données pertinentes et limitées au besoin poursuivi. Les relevés personnels complets et les coordonnées des occupants n’ont pas leur place dans une annonce publique.

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Pour confier la vente à LFM, commencez par la commune, le nombre de locaux, la répartition des occupations et l’existence d’un état locatif. Le mandat organise l’estimation, les photos, la diffusion, les acquéreurs, les visites, la négociation et le suivi avec le notaire. L’étude du revenu et les pièces manquantes se préparent sur ce dossier daté, sans promettre que tout loyer affiché sera encaissé.